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California Civil Code §§ 5125 y 5200

Conservación e inspección

Una vez contadas las boletas, no pasan a ser papel usado. Boletas, sobres firmados, padrones de votantes, listas de candidatos inscritos y poderes se convierten en materiales electorales de la asociación — conservados bajo su custodia y abiertos a la inspección de los miembros.

Artículos Civ. Code § 5125 · § 5200 Reforma § 5125: AB 2159 (2024) · § 5200: SB 410 (2025) Relacionados § 5145 · § 5120 En vigor § 5125 desde 2025-01-01 · § 5200 desde 2026-01-01 Texto verificado 2026-10-10

Civil Code § 5125 — el texto, en inglés

Custody of Ballots and Election Materials
Amended by Stats. 2024, Ch. 383, Sec. 5. (AB 2159) Effective January 1, 2025.

El texto va en inglés porque así está promulgado: la versión inglesa es la que tiene fuerza de ley. La explicación de esta página está en español; si algo en ella difiere del texto, vale el texto.

The sealed ballots, signed voter envelopes, voter list, proxies, candidate registration list, and tally sheet of votes cast by electronic secret ballot shall at all times be in the custody of the inspector or inspectors of elections or at a location designated by the inspector or inspectors until after the tabulation of the vote, and until the time allowed by Section 5145 for challenging the election has expired, at which time custody shall be transferred to the association. If there is a recount or other challenge to the election process, the inspector or inspectors of elections shall, upon written request, make the ballots and the tally sheet of votes cast by electronic secret ballot available for inspection and review by an association member or the member’s authorized representative. Any recount shall be conducted in a manner that preserves the confidentiality of the vote.

Reproducido literalmente del texto publicado por el Legislative Counsel de California y verificado palabra por palabra contra una segunda fuente (leginfo (Legislative Counsel official bulk code database, LAW_SECTION_TBL) · California Public Law (Public.Law)). Las leyes de California son actos de gobierno y no tienen derechos de autor. Esta es una reproducción no oficial — la versión oficial la publica el Legislative Counsel en leginfo.legislature.ca.gov, y esa versión es la que rige.
Legible por máquina: /data/5125.json — el mismo texto con sus anclas, fechas y fuentes.

Civil Code § 5200 — el texto, en inglés

Definitions for Record Inspection Article
Amended by Stats. 2025, Ch. 516, Sec. 3. (SB 410) Effective January 1, 2026.

El texto va en inglés porque así está promulgado: la versión inglesa es la que tiene fuerza de ley. La explicación de esta página está en español; si algo en ella difiere del texto, vale el texto.

For the purposes of this article, the following definitions shall apply:
(a)“Association records” means all of the following:
(a)(1)Any financial document required to be provided to a member in Article 7 (commencing with Section 5300) or in Sections 5565 and 5810.
(a)(2)Any financial document or statement required to be provided in Article 2 (commencing with Section 4525) of Chapter 4.
(a)(3)Interim financial statements, periodic or as compiled, containing any of the following:
(a)(3)(A)Balance sheet.
(a)(3)(B)Income and expense statement.
(a)(3)(C)Budget comparison.
(a)(3)(D)General ledger. A “general ledger” is a report that shows all transactions that occurred in an association account over a specified period of time.
(a)(3) [concluding text]The records described in this paragraph shall be prepared in accordance with an accrual or modified accrual basis of accounting.
(a)(4)Executed contracts not otherwise privileged under law.
(a)(5)Written board approval of vendor or contractor proposals or invoices.
(a)(6)State and federal tax returns.
(a)(7)Reserve account balances and records of payments made from reserve accounts.
(a)(8)Agendas and minutes of meetings of the members, the board, and any committees appointed by the board pursuant to Section 7212 of the Corporations Code; excluding, however, minutes and other information from executive sessions of the board as described in Article 2 (commencing with Section 4900).
(a)(9)Membership lists, including name, property address, mailing address, email address, as collected by the association in accordance with Section 4041 where applicable, but not including information for members who have opted out pursuant to Section 5220.
(a)(10)Check registers.
(a)(11)The governing documents.
(a)(12)An accounting prepared pursuant to subdivision (b) of Section 5520.
(a)(13)An “enhanced association record” as defined in subdivision (b).
(a)(14)“Association election materials” as defined in subdivision (c).
(a)(15)All inspector’s reports compiled pursuant to Section 5551.
(b)“Enhanced association records” means invoices, receipts, and canceled checks for payments made by the association, purchase orders approved by the association, bank account statements for bank accounts in which assessments are deposited or withdrawn, credit card statements for credit cards issued in the name of the association, statements for services rendered, and reimbursement requests submitted to the association.
(c)“Association election materials” means returned ballots, signed voter envelopes, the voter list of names, parcel numbers, and voters to whom ballots were to be sent, proxies, the candidate registration list, and the tally sheet of votes cast by electronic secret ballot. Signed voter envelopes may be inspected but may not be copied. An association shall maintain association election materials for one year after the date of the election.

Las fuentes difieren. Second-source discrepancy in (a)(1): the official Legislative Counsel database reads "in Sections 5565 and 5810" (plural), while california.public.law renders "in Section 5565 and 5810". The official reading is adopted as authoritative; the public.law form appears to be an artifact of that site's automatic citation linking, and the plural is grammatically required by the two cited sections. No other word-level differences between the two sources. Text taken verbatim from the Legislative Counsel of California official code database (LAW_SECTION_TBL in pubinfo_2025.zip, the same data that backs leginfo.legislature.ca.gov) and independently compared word-by-word against california.public.law. The only differences were whitespace artifacts around hyperlinked section citations on public.law (e.g. "Section 5105 ."), not textual differences. The "heading" field is an editorial descriptive label written for this dataset; California Civil Code sections carry no official heading in the statutory text itself.

Reproducido literalmente del texto publicado por el Legislative Counsel de California y verificado palabra por palabra contra una segunda fuente (leginfo (Legislative Counsel official bulk code database, LAW_SECTION_TBL) · California Public Law (Public.Law)). Las leyes de California son actos de gobierno y no tienen derechos de autor. Esta es una reproducción no oficial — la versión oficial la publica el Legislative Counsel en leginfo.legislature.ca.gov, y esa versión es la que rige.
Legible por máquina: /data/5200.json — el mismo texto con sus anclas, fechas y fuentes.

Qué se convierte en expediente

La categoría es más amplia de lo que se espera, y lo que importa es justamente esa amplitud: los materiales tienen que bastar, tomados en conjunto, para que alguien que no estuvo allí pueda reconstruir si la elección se celebró correctamente.

Tres cosas que no están enumeradas y de las que depende toda defensa: la prueba de que se dio el aviso, miembro a miembro; el registro de consentimiento que muestra quién tenía derecho a votar electrónicamente y quién se había cambiado; y la versión de las reglas electorales que se aplicó, conservada como versión y no como lo que las reglas digan hoy.

La conservación corre con el plazo de impugnación

Un miembro puede demandar por una elección defectuosa por boleta secreta durante un año desde que se anuncia el resultado. Una conservación que caduca antes de que se cierre esa ventana es una conservación que falla exactamente en el momento en que hace falta — por eso el periodo práctico de conservación lo marca el § 5145 y no la comodidad de almacenamiento.

La inspección no reabre la boleta secreta

El derecho del miembro a inspeccionar los materiales electorales es un derecho a verificar el procedimiento, no a enterarse de cómo votaron sus vecinos. El expediente tiene que permitir lo primero sin habilitar lo segundo — y esa es una propiedad que un sistema tiene por construcción o ya no puede adquirir después. Véase el § 5120 sobre por qué la separación tiene que ser estructural.

Custodia

Los materiales son de la asociación, no del inspector ni del proveedor. Un inspector que los retiene terminado el encargo, o una plataforma que los guarda en condiciones que hacen depender su recuperación de una suscripción activa, ha creado un problema que la asociación descubrirá en el peor momento posible.

Dos preguntas que vale la pena hacerle a cualquier proveedor antes de una elección y no después: dónde viven los materiales cuando termina el encargo, y qué recibe la asociación si la relación se rompe. La respuesta debería ser un conjunto completo y portátil de expedientes que se lea sin el software del proveedor.

El conflicto que nadie prevé

La conservación es un deber de guardar. La normativa de privacidad da a las personas derecho a que se supriman sus datos. Para una asociación que opera solo en California la tensión es manejable; para un administrador o una plataforma que opera en varias jurisdicciones — California junto a Europa, digamos — es una cuestión de diseño que hay que resolver antes de la primera elección y no ante la primera solicitud.

No se resuelve eligiendo una ley sobre la otra. Se resuelve con un calendario de conservación documentado que diga qué se guarda, con qué base jurídica, cuánto tiempo y qué pasa al final — y construyendo de modo que los datos personales puedan separarse del expediente probatorio sin destruir su integridad.

Un expediente que no se puede reproducir no es gran expediente

Guardar las boletas prueba qué se envió. No prueba cómo se obtuvo el resultado. La asociación necesita además el padrón tal como estaba en la fecha de corte, las reglas tal como estaban, y un escrutinio que pueda reproducirse a partir de esos insumos — de lo contrario, responder a lo que el § 5145 pregunta de verdad, si un defecto cambió el resultado, se convierte en discutir de memoria contra una presunción legal.

Forma práctica

  1. Cierre la elección en un conjunto fijo. Al certificar, los materiales dejan de ser archivos de trabajo y pasan a ser expediente: enumerados, sellados y listados en el informe del inspector.
  2. Guarde los insumos, no solo el resultado. Padrón en la fecha de corte, versión de las reglas, registro de consentimiento, prueba de entrega del aviso, poderes, boletas.
  3. Que se lea sin usted. Formatos abiertos, un índice, y ninguna dependencia de un sistema vivo para interpretarlo.
  4. Programe el final. Un periodo de conservación fijado de antemano, atado al plazo de impugnación, con un paso documentado de destrucción — no un archivo que crece hasta que alguien lo borra con prisas.

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